Bordro Hizmeti, faydaları, riskleri, fiyatları ve outsource bordrolama hizmeti hakkında merak ettikleriniz bu içerikte bulabilirsiniz.
Bilmeyenler İçin Kısaca: Bordro Hizmeti Nedir?
Kısaca Bordro hizmeti, ingilizce’ de payroll service kelimelerinin Türkçe karşılığı olarak kullanılan hizmet. Kurumsal firmalar için çalışanların işe girişinden başlayarak ücret, vergi, sgk, özlük vb. yasal yükümlülüklerin kanuni parametreler dikkate alınarak özel bir şirket tarafından yapılması işlemine bordro hizmeti veya bordrolama hizmeti denir.
Türkiye’ de ilk kez; Çalışanlarınızın (bordro, mesai, kesinti,izin, rapor vb.) özlük süreçleriyle ilgili soru ve taleplerine destek olmak üzere 7/24 Çağrı Merkezi hizmeti alabileceğinizi biliyor muydunuz?
Bordrolama Danışmanlığı Nedir?
Şirketinize özel ücret ve ödeme uygulamalarının tamamen gizlilik prensiplerine uygun olarak her şartta 3.şahıslarla paylaşılmadan güvenli olarak yapılacağında dair, taahhütlü hizmet alacağınızı biliyor muydunuz?
Bordrolama danışmanlığı, bordrolama hizmeti veren firmaların teknik bordrolama hizmetine ek olarak süreç yönetimini ve yasal risk yönetimini de kapsayacak şekilde hizmet vermesine bordrolama danışmanlığı denir.
Tüm işletmeler aynı tarzda hizmet vermese de; Bordro ve özlük sisteminin analiz edilmesi ve olası risklerle birlikte alınması gereken önlemlerin raporlanması da bordro danışmanlığının konuları arasındadır.
Payroll Outsource: Outsource Bordro Hizmeti Nedir?
İngilizce payroll outsource olarak kullanılan bu kelimelerin karşılığı olarak dış kaynak bordrolama olarak kullanmaktayız. Outsourcing dünyada şirketlerin maliyetlerini düşürmek ve iş süreçlerini iyileştirerek asıl işlerine yoğunlaşmak için tercih edilen (%77) ve yaygın olarak başvurulan yöntemlerden biridir. Outsourcing her alanda tercih edilmekle birlikte insan kaynakları bordrolama tarafında da dünyada oldukça sıkça kullanılmaktadı Ülkemizde outsource bordro hizmeti olarak telaffuz edilen bu yöntem, şirketlerin bordro işi ve süreçlerini özel bir danışman şirkete devretme işi olarak da açıklanabilir.
Hizmet standardı yüksek bir outsource bordro hizmeti deneyimlemeniz için, personelin işe girişinden çıkış işlemlerine kadar tüm süreçleri işletmenizin işleyişine göre yeniden tasarladığımızı biliyor muydunuz?
Yerinde Bordro Hizmeti Nedir?
Halihazırda mevcut personelinizi tarafımıza devrederek, çalışma yeri sizde, yasal işveren sıfatı bizde olmak koşuluyla, outsource bordrolama hizmetinin avantajlarından faydalanabileceğinizi biliyor muydunuz?
Bazı firmalar verilecek bordro hizmeti için çalışacak bordro uzmanını kendi bünyesinde tam zamanlı olarak çalışmasını isteyebilir. Danışman firma tarafından ihtiyaç duyulduğu kadar bordro uzmanını firma bünyesinde çalışmak üzere atayabilir. Bordro uzmanı hizmet alan firma bünyesinde ve firma iş yönetmeliklerine uygun olarak çalışır. Bu modelinde yasal işveren hizmet veren bordro danışmanlığı firmasıdır.
Firma bünyesinde çalışan bordro uzmanı/uzmanları iş görme edimi olarak, eksiksiz görevlerini yerine getirmek üzere hizmet alan firmaya, yasal işveren olarak da bordro danışmanlığı hizmetini veren firmaya karşı sorumludur. Maaş/Ücret, Sgk, Kıdem vb. yükümlülükler danışman firmanın sorumluluğundadır.
Her Şirket İçin: Bordrolama Hizmeti Gerekli Midir?
Hangi şirketlerin bordrolama hizmeti alması gerektiğini küçük bir hikaye ile açıklayalım; İki gemi ve iki kaptan düşünün; İkisinin de hedefi gemiyi doğru kumanda ederek sahili selamete çıkarmak. Fırtınalı bir zamanda dalgalar gemiyi savururken, 1.geminin kaptanı hedefine odaklanmış yegane amacına yoğunlaşmışken 2. geminin kaptanı ise, mevcut durumun farkında değilmiş gibi “nasıl olsa gidiyoruz” diyerek dümeni bırakıp, vaktini ve enerjisini, tayfalara iaşe dağıtımına harcaması, gemi personelinin motivasyonu verimliliği ve eğitimi ile ilgilenmesi gereken kişilere maaş,mesai, izin vb. gibi özlük hakları hesaplama işlerine yönlendirmesini nasıl karşılarsınız?
Siz Hangi Kaptansınız?
Şirketinizi geleceğe taşımak için bir takım stratejiler geliştirip onları uygulamakla, size doğrudan para kazandıracak iş ve projelere yoğunlaşmayı tercih ettiyseniz siz 1. Kaptansınız
Personelin maaşları, primleri, sgk ve vergi gibi yasal işlemleri yaptırmak vb. size doğrudan para kazandırmayan süreçlerle uğraşmayı tercih ediyorsanız durumunuz 2.Kaptanın durumu gibidir.
Avrupa ve Amerika’ da şirketler, şirket içinde en önemli birimlerinden biri olan, insan kaynaklarının stratejik konumuna yoğunlaşırken, ülkemizde şirketlerin insan kaynaklarına halen bordro ve özlük işleri yaptırıyor olmaları yukarıda belirttiğimiz 2.Kaptanın hali gibidir.
İnsan kaynakları misyonuna uygun olarak, iş kalitesini yükseltmeye ve verimliliği artırma noktasında konumlandığında mutlu çalışanlara, verimlilik artışına ve işletmelerde kalite çıtasının yükseldiğine ve kazançlarının arttığına gerek ülkemizde gerekse global ölçekte şahit olmaktayız.
Genel Olarak: Bordrolama Danışmanlığının Avantajları Nelerdir?
Genel olarak 5 ana başlıkta bordrolama danışmanlığının avantajlarını sıralayabiliriz.
- Ana işinize daha fazla odaklanmanızı sağlar.
- Maliyetlerinizi düşürür.
- Yasal risklerden korur.
- Karlılığınızı artırır.
- Verimliliği artırır.
Hizmetlerimizden memnun kalmazsanız ödediğiniz parayı iade alabileceğinizi biliyor muydunuz?
1) Asıl İşinize Daha Fazla Odaklanın
Tam olarak sürüşünüze odaklanmanız için işletmenize ek bir personel ve iş maliyeti çıkarmadan süreçleri optimize ederek hizmet verdiğimizi biliyor muydunuz?
Bordro ve özlük işlemleri doğrudan satışlarınızı artırmayacak işlerden biri. Üstelik hatalı işlemler nedeniyle resmi olarak zor duruma düşerek cezalara maruz kalabilirsiniz.
Resmi işlemlerin sorumluluğunu ve iş yükünü üzerinizde tutmanız her yönüyle incelendiğinde, işletmenize fayda sağlamayacaktır.
Böyle bir şeye yoğunlaşmak yerine danışman bir şirket tarafından hizmet almak asıl işinize odaklanmanızı sağlar.
Otobanda hızla ilerleyen birinin, sürüşe odaklanmak yerine araç içinde düzenlemeler yapması sürücünün dikkatini dağıtır ve kaza yapmasına sebebiyet verebilir. İyi bir bordro hizmeti işletmenizi kazalardan koruyabilir.
2) Maliyetlerinizi Düşürün
Maliyetlerinizi düşürmek istiyorsanız bu işi outsource etmek doğru bir karardır. Bu işin maliyeti işletmelerin tercih nedenlerinden biridir. Yapılacak işlemler için otomasyon kullanıldığından outsurce olarak bu hizmeti aldığınızda ödeyeceğiniz tutar, çoğu zaman kendi bünyenizde bordro uzmanı çalıştırmaya göre daha azdır. Üstelik tüm masrafları gider olarak kaydedebilirsiniz.
Maliyet tasarrufu bununla sınırlı değil;
Tamamen üzerinizden iş yükünü alarak, yasaya uygun olarak Personele bordro imzalatma/gönderme hizmetini verdiğimizi biliyor muydunuz?
- Bordro uzmanı personele ödediğiniz yıllık izin, kıdem, ihbar vb. tazminat yükleriyle yol, yemek vb. maliyetlerin tamamından kurtulursunuz.
- Tahsis edilecek bir bilgisayara gerek kalmaz.
- Bordro programı satın alma, bakım ve lisans bedelleri gibi maliyetler de ortadan kalkar.
3) Yasal Risklerden Kurtulun
Gizlilik ilkemiz çerçevesinde, şirketinizin bordro özlük sistemini yasal denetime uygun hale getirerek hizmet verdiğimizi biliyor muydunuz?
Bordro ve özlük işlemlerini kendi bünyenizde yaptığınızda herhangi bir nedenle bordroda olaşabilecek hatalar ve bilgi eksikliği nedeniyle uygulamalarda yaşanan sorunlar vergi ve sgk vb. kurumlarından gelecek cezalarla karşılaşmanıza neden olabilir. Burada çalışan bordro uzmanının yasal olarak bir yükümlülüğü yoktur.
Bordro ve özlük işlemlerini danışman bir firmaya devrettiğinizde yasal sorumluluğu da beraberinde devretmiş olursunuz. Gelebilecek cezaların sorumluluğunu danışman firmaya fatura edebilirsiniz.
4) Karlılığınızı Artırın
Bordro ve özlük işlemlerini outsource etmenin bir faydası da, bazı bordro danışmanlık şirketlerinin sgk teşviklerini de hizmetlerine dahil etmiş olmalarıdır. Bu hizmeti aldığınızda düzenli olarak sgk teşviklerinden faydalanabilirsiniz. Diğer avantajları da değerlendiğinizde bordro danışmanlık şirketlerinden hizmet almak doğru bir karardır.
Sgk teşviklerinden tam olarak yararlanmanız için çalışmalarımızı titizlikle yaptığımızı biliyor muydunuz?
5) Verimliliği Artırın
Çalışanlarınızla aranızda maddi alışverişi ortadan kaldırdığınızdan artık onlar için verimliliği artıracak çalışmalara yoğunlaşabilirsiniz.
- Tam olarak maaş gizliliğini sağlayacağınızdan outsource hizmet almaya başladığınızdan itibaren verimlilik artışını gözlemleyebilirsiniz.
- Bordro hatalarına karşı sorumluğu danışman firmaya yüklediğinizden, olası bir sorunda çalışanların işletmeniz hakkında önyargı oluşmasını tamamen önlemiş olursunuz.
- İnsan kaynaklarının mesai, ücret, kesinti gibi hesaplamalar nedeniyle yoğunlu ortadan kalkmış olur.Bundan sonra insan kaynaklarının görüşme konuları: performans, eğitim, kalite, uyum süreçlerinin iyileştirilmesiyle verimlilik artışı olur.
Bordro Danışmanlık Firmaları Yeterli Mi?
Ülkemizde işi sadece bordro danışmanlığı olan bordro danışmanlık firmalarının sayısının yeterli olmadığını görmekteyiz. Ülkemizde bu sayı “bir elin parmaklarını geçmez” bir çok firma insan kaynakları temellidir ve gelen talebe cevap verebilmek için ek olarak bordro hizmeti vermektedir. Öyle ki temizlik firmalarının bile, bordro danışmanlık firması olarak hizmet verdiğini görmekteyiz. Global ölçekte çok fazla tercih edilen sektörün büyümesi insan kaynaklarına önem veren işletmelerin outsource ihtiyacı bilincinin oluşmasıyla birlikte bordro danışmanlığı yapan firmaların sayının artmasını ümid ediyoruz.
Şirketlerin Temel Sorununu: Bordro Outsourcing Çözebilir Mi?
Ülkemizde şirketlerin en büyük problemlerinden biri gizli işsizlik diye kabul gören çalışan verimsizliğidir.
Verimsizlik birçok nedene bağlı olabilir ama sanılanın aksine asla “para” 1. neden değildir. Peki öyleyse verimsizliğe iten en önemli faktörlerin başında çalışan memnuniyetsizliği gelmektedir. Bu konuyu başka bir makalemize işlemek üzere asıl konuya dönersek;
İnsan kaynakları işverenle çalışan arasında bir köprü konumundadır. Uyum ve mutluluk işverenin beklentileri ile çalışanın beklentilerinin örtüşmesiyle oluşuyor.
Önemli olan ve asıl başarılması gereken konu şu; İşverenin misyonunu çalışana doğru aktarması ve çalışanın bu misyonu en az işveren kadar özümsemesi gerekiyor. İşveren bunu başardığında bütün mesele halledilmiş olur. Böyle bir işletmenin hakkettiği marka değerine, gelire ve refaha kavuşmaması mümkün müdür?
İşte bu meseleye yoğunlaşması gereken işveren, uhdesinde yaptırdığı bordro ve özlük işlerine yoğunlaşmış bir insan kaynakları ile ne kadar çözebilir?
İşletmeniz için bu sorunun çözümüne bordro outsourcing büyük ölçüde yardımcı olabilir.
Bordro Hizmeti Veren Firmalarda Aranması Gereken Kriterler Ne Olmalı?
Aslında bütün kıyaslamayı bordro uzmanı çalıştırmakla bordro outsource etmek arasındaki farka göre değerlendirmek yerinde olacaktır.
- Bir bordro uzmanından daha fazlasını yapabilmesi,
- Sadece bordro hizmeti veren bir şirket olması,
- Taahhütlü hizmet verebilmesi,
- Çalışanlarınıza doğrudan destek verebilmesi,
- Gerektiğinde yerinizde hizmet verebilmesi,
- Maliyetlerinizi düşürmeye yönelik raporlaması olması,
- Fiyatlarının avantajlı olması,
- Şirketinizi kağıt ve zaman israfından kurtarabilmesi,
Bordro Hizmetinin Dışarıdan Alınması Riskli Mi?
Bu hizmeti almaya karar verdiğinizde riskleri olup olmadığını da sorgularsınız. Aklınıza gelebilecek olası riskler ihtimal dahilinde aşağı yukarı şunlardır;
- Maaş/ücret bilgilerini şirket dışına çıkarmakla şirket sırlarının deşifre olma ihtimali
- Verilecek hizmetin ehil olmayan kişiler tarafından yapılma ihtimali
- Kadronuzda çalışacak bir bordro uzmanının işinize daha çok yarama ihtimali
- Hizmet alacağınız şirketin kapanma ihtimali
Evet, bu ihtimalleri biraz abartmış olabiliriz. Ancak, bu ihtimallerin bordro uzmanı çalıştırdığınızda da yaşanabileceğini unutmayın. Hatta, bu makaleyi okuyan ve kadrosunda bordro uzmanı çalıştıran bir çok kişinin yukarıdaki ihtimallerden en az birini yaşamış olduğunu da göz ardı etmemek gerekir.
Bir Tercih Meselesi: Teknik Bordrolama Hizmeti Yeterli Mi?
Tercihini teknik bordrolama hizmeti almaktan kullanan işverenler olduğu gibi, daha kapsamlı bir hizmet almak isteyen işverenlerin de sayısı gün geçtikçe artmaktadır. İşe giriş ve çıkış işlemlerinin yapılması, kesintilerin, ek ödemelerin hesaplanması, sgk tahakkuklarının alınması şirketinizin beklentilerini karşılıyorsa sadece teknik bordrolama hizmeti de alınabilir.